Quy tắc vàng khi giao tiếp bằng email
Giao tiếp bằng email đã trở thành kỹ năng mềm không thể thiếu trong bộ kỹ năng cần phải có. Vì vậy, hãy xem 15 điều tưởng dễ mà hay phạm phải nhất dưới đây để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn từ những việc nhỏ nhất nhé.
Tên email lịch sự, không dùng kí hiệu “đặc biệt”
Subject là “cái thần” của nội dung. Đừng spam!Reply/ Reply all/ Forward để trả lời. Không cần dùng quá nhiều “New email” cho cùng 1 vấn đề.
Thêm số di động vào chữ ký, nếu để số bàn nhớ kèm số extension (số máy nhánh). Website chưa có thì không nên để ở chữ ký
Đừng viết tiểu thuyết!
Viết ngắn gọn, chia đoạn, dùng bullet để rõ ý chính. Khi nhận được thông tin, hãy xác nhận cho người gửi biết. Hãy tập nói “không” nếu không đồng ý, thay vì cố tình im ru để vấn đề “lạc trôi”.
Đừng đọc xong để đó.
Có những email rất “lạ": Lời chào cao hơn mâm cỗ. Hãy tỏ ra chuyên nghiệp dù rất bực mình! Email đi rồi cũng chẳng thể rút lại như lời nói. Vì vậy, đừng để bản thân khó xử và “mua” thêm bực mình nhé!
Mọi người thường ngại để deadline vào email, đặc biệt nhân viên thường không dám để deadline vào email gửi cho trưởng phòng hay sếp. Đó là vấn đề khiến việc của bạn không “chạy”.
Người nhận không cảm thấy mức độ cần thiết của email. Luôn có deadline là một thói quen tốt.
Đừng chậm trễ vì chờ mail.
Có một số việc, chỉ cần một cuộc điện thoại là đã giải đáp được hết thắc mắc. Hoặc những việc đang cần gấp đừng ngồi viết mail qua lại. Gọi điện xong đừng quên viết email mô tả nội dung cuộc nói chuyện đấy nhé. Tùy cơ ứng biến nhưng vẫn cần chu đáo.
Đừng viết 1 email không chỉnh chu
Đọc lại thật kỹ trước khi gửi. Chú ý chính tả, khoảng trắng, các ý chính đã đầy đủ chưa.
Cảm xúc có thể ảnh hướng đến sự quyết định của người đọc. Bạn không thể biết cảm xúc của người nhận đang như thế nào, vì vậy hãy gọi 1 cuộc điện thoại “thăm dò” trước khi gửi báo giá, bản phác thảo, đề nghị… cũng là một ý hay.
Nếu không quản lý tốt thời gian thì có khi bạn chẳng làm được gì khác ngoài việc: nhận mail, đọc mail, trả lời mail. Hãy cài đặt thời gian nhận mail trên Outlook/ Gmail để tránh phải “dính” với email cả ngày.
“Viết mail là một nghệ thuật và người biết cách giao tiếp bằng email là một nghệ sĩ” Hãy thường xuyên nhắc nhớ bản thân mỗi lần gửi mail để 15 điều này trở thành thói quen của chính mình nhé.
Theo CareerBuilder Vietnam
